Claude cho văn phòng: 8 buổi trong 8 tuần

Ví dụ trong buổi · Một câu thêm vào, AI thôi bịa số

Thường làm: Cho tôi 3 số liệu về tỷ lệ doanh nghiệp Việt Nam dùng AI năm 2025, kèm nguồn.

Cho tôi 3 số liệu về tỷ lệ doanh nghiệp Việt Nam dùng AI năm 2025.
Chỉ đưa số khi bạn chắc chắn nguồn có thật, ghi tên tổ chức và năm.
Chỗ nào không chắc, ghi [CẦN KIỂM TRA] thay vì đoán.
Cuối câu trả lời, liệt kê những gì tôi cần tự kiểm tra lại.

Bài thực hành · Bản đồ việc của tôi

Làm trên: Toàn bộ việc trong một tuần làm việc bình thường, kể cả việc chưa từng dùng AI.

Đạt khi

• Liệt kê được ít nhất 10 việc, mỗi việc gắn một trong ba vùng: đang dùng AI tốt, dùng chưa tốt, chưa thử
• Chọn 3 việc ưu tiên đạt đủ 3 tiêu chí: làm từ 2 lần mỗi tuần, mất từ 30 phút mỗi lần, lần nào cũng cùng một khung
• Mỗi việc ưu tiên ghi nhóm model phù hợp và mức dữ liệu
• Chốt 1 việc xuyên suốt khoá, tài liệu của việc đó không thuộc mức đỏ

Ví dụ trong buổi · Email báo dự án chậm cho giám đốc

Thường làm: Viết email cho sếp báo dự án chậm.

VAI TRÒ: Bạn là trưởng nhóm triển khai phần mềm kế toán mới.
BỐI CẢNH: Dự án chậm 2 tuần, ngày chạy chính thức dời từ 15/11 sang 29/11.
Lý do: nhà cung cấp giao bản chuyển dữ liệu trễ. Đã có phương án: chạy song song
hệ thống cũ, chuyển 3 báo cáo ít dùng sang đợt sau. Chi phí không đổi.
NGƯỜI ĐỌC: Giám đốc tài chính, thích số liệu, không thích vòng vo.
VIỆC CẦN LÀM: Email 120–150 chữ, tiêu đề nêu rõ "chậm 2 tuần, đã có phương án".
CẤU TRÚC: 1 câu tình trạng, 1 câu nguyên nhân, 2–3 gạch đầu dòng phương án có số,
1 câu đề xuất họp 15 phút.
QUY TẮC: Xin lỗi tối đa một lần. Giọng chắc chắn, không thanh minh.

Bài thực hành · Thư viện câu lệnh cá nhân

Làm trên: 3 câu lệnh học viên đã gõ trong tuần trước, trong đó có 1 câu cho việc xuyên suốt.

Đạt khi

• Mỗi câu lệnh viết lại dùng ít nhất 3 trong 6 kỹ thuật và có [chỗ điền] để dùng cho lần sau
• Đã chạy thử, ghi lại kết quả trước và sau
• Nêu được 3 điểm mù của mình sau khi nhờ Claude chấm câu lệnh
• Một kết quả được chỉnh qua 3 lượt phản hồi theo mẫu: sai ở đâu, vì sao, sửa thế nào

Ví dụ trong buổi · Chỉ dẫn Project của Phòng Hành chính

Thường làm: Mỗi lần mở Claude lại dán "Tôi làm hành chính, công ty có mẫu biên bản thế này…"

BỐI CẢNH: Phòng Hành chính, công ty 120 người. Tài liệu đính kèm gồm mẫu biên bản
họp, quy chế văn thư, danh sách phòng ban.
QUY TRÌNH:
- Khi tôi gửi ghi chú họp thô: soạn biên bản đúng mẫu, có bảng việc cần làm,
  người phụ trách, hạn.
- Khi tôi gửi hợp đồng: lập bảng 10 mục (bên ký, giá trị, thanh toán, thời hạn,
  phạt…), mỗi mục ghi số trang.
GIỌNG VĂN: Trang trọng, câu ngắn, xưng "Phòng Hành chính".
YÊU CẦU: Ngày viết DD/MM/YYYY, tiền viết 1.000.000 đ. Thông tin không có trong
tài liệu thì ghi [CẦN KIỂM TRA], không tự điền.

Bài thực hành · Project cho việc xuyên suốt

Làm trên: 5–10 tài liệu của việc đó (đã che tên, số tiền, thông tin khách) và bản nháp chỉ dẫn.

Đạt khi

• Chỉ dẫn đủ 4 phần: bối cảnh, quy trình, giọng văn, yêu cầu
• Câu kiểm tra 1: Claude trích đúng nội dung từ file đã tải lên
• Câu kiểm tra 2: Claude làm đúng một quy trình ghi trong chỉ dẫn
• Câu kiểm tra 3: kết quả theo đúng định dạng yêu cầu (ngày, tiền, mẫu biểu)

Ví dụ trong buổi · Từ file doanh số đến bộ slide

Thường làm: Làm báo cáo doanh số quý 3 từ file này.

File doanh-so-q3.xlsx có 3 sheet tháng 7, 8, 9.
Bước 1: Gộp 3 sheet, làm bảng tổng theo khu vực và theo tháng. Ghi rõ công thức.
Bước 2: Vẽ biểu đồ cột so sánh 3 tháng theo khu vực.
Bước 3: Liệt kê 3 điểm đáng chú ý, mỗi điểm kèm con số.
Bước 4: Dựng 6 slide cho cuộc họp giao ban, tải về PowerPoint.
Trước khi làm bước 4, dừng lại để tôi kiểm tra số ở bước 1.

Lần sửa sau chỉ đổi một chỗ:
"Slide 3 đổi sang biểu đồ cột chồng, giữ nguyên phần còn lại."

Bài thực hành · Báo cáo từ số liệu thật

Làm trên: Một file Excel của phòng (đã che) và dàn ý báo cáo làm ở Buổi 3.

Đạt khi

• Soát tay 3 con số trong bảng tổng hợp, khớp với file gốc
• Biểu đồ đúng loại cho câu hỏi cần trả lời, có tiêu đề và đơn vị
• File tải về mở được trong Excel và PowerPoint, sửa tiếp được
• Bảng theo dõi việc chạy đúng 3 tình huống lọc: theo người, theo trạng thái, quá hạn

Ví dụ trong buổi · Tạo skill "Báo cáo tuần" bằng trò chuyện

Thường làm: Mỗi tuần mỗi người tự viết báo cáo theo một kiểu, trưởng phòng phải sửa lại định dạng.

Tôi muốn tạo một skill viết báo cáo tuần cho phòng Kinh doanh.
Hãy phỏng vấn tôi từng câu một để hiểu quy trình, rồi tạo skill tôi dùng lại được.

Tài liệu tôi gửi kèm:
- mau-bao-cao-tuan.docx (khung 5 phần)
- bao-cao-tuan-38-tot.docx (một bản trưởng phòng đánh giá tốt)
- quy-tac-van-phong.md (từ nên dùng, từ tránh dùng)

Sau khi tạo xong: "Viết báo cáo tuần 43 từ ghi chú này."

Bài thực hành · Skill cho việc xuyên suốt

Làm trên: Quy trình 1 trang viết ở tuần trước, kèm khung mẫu và 1–2 bản làm tốt.

Đạt khi

• Chạy trên 3 tài liệu khác nhau, cả 3 lần đúng khung mẫu
• Áp dụng đúng quy tắc văn phong, không dùng từ bị cấm
• Thiếu thông tin thì đánh dấu, không tự bịa
• Một người khác trong nhóm chạy skill trên tài liệu của họ và ra kết quả dùng được

Ví dụ trong buổi · Chuẩn bị họp tuần từ lịch, email và Drive

Thường làm: Mở lịch, tìm từng email liên quan, lục Drive, chép từng phần vào Claude.

Xem lịch tuần này của tôi.
Với mỗi cuộc họp, tìm email trao đổi gần nhất và tài liệu liên quan trên Drive.
Lập bảng: cuộc họp, thời gian, người tham dự, việc tôi cần chuẩn bị, đường dẫn tài liệu.
Cuộc họp nào chưa có tài liệu, ghi "chưa có" để tôi bổ sung.
Chỉ đọc, không gửi hay sửa gì.

Bài thực hành · Kết nối và nghiên cứu có nguồn

Làm trên: Tài khoản công việc được IT cho phép, và một chủ đề cần tìm hiểu của phòng.

Đạt khi

• Connector chỉ bật quyền đọc, biết chỗ xem và thu hồi quyền
• 3 câu hỏi trên dữ liệu của mình trả về đúng email, lịch, file
• Yêu cầu nghiên cứu đủ 5 phần: mục tiêu, phạm vi, các mục cần có, ràng buộc, định dạng
• Đã đối chiếu 1 con số và 1 trích dẫn với nguồn gốc, ghi lại chỗ không khớp nếu có

Ví dụ trong buổi · Đối soát chi phí tháng bằng Cowork

Thường làm: Kiểm tra giúp tôi chi phí tháng 10.

ĐẦU VÀO: Thư mục Chi-phi-T10 gồm 20 hoá đơn PDF và file so-chi-phi-T10.xlsx.
XỬ LÝ: Đọc từng hoá đơn, đối chiếu số tiền và ngày với sổ. Đánh dấu dòng lệch,
dòng thiếu hoá đơn, hoá đơn chưa vào sổ.
ĐẦU RA: File doi-soat-T10.xlsx trong thư mục output, gồm 3 sheet: khớp, lệch, thiếu.
Kèm 5 dòng tóm tắt.
KHÔNG sửa file gốc. Trình kế hoạch cho tôi duyệt trước khi chạy.

Bài thực hành · Quy trình Cowork và việc tự chạy

Làm trên: Việc xuyên suốt, đã làm tay ít nhất 3 lần qua các tuần trước.

Đạt khi

• File hướng dẫn thư mục đủ 5 phần: mục đích, đội, định dạng, quy tắc, quy trình
• Claude trình kế hoạch và học viên duyệt trước khi chạy
• Nghiệm thu đủ 3 bước, file gốc không bị sửa
• Tác vụ theo lịch để ở mức "chỉ soạn nháp, người duyệt rồi mới gửi"

Ví dụ trong buổi · Một trang quy tắc dùng AI của phòng

Thường làm: Không có quy định. Mỗi người tự quyết đưa gì lên AI, có ghi chú hay không.

DỮ LIỆU
- Xanh, dùng tự do: tài liệu công khai, mẫu biểu nội bộ.
- Vàng, che trước khi dùng: hợp đồng, báo giá, số liệu doanh thu.
- Đỏ, không đưa lên: thông tin cá nhân khách hàng, lương, mật khẩu.
NGƯỜI DUYỆT
- Văn bản gửi ra ngoài: trưởng phòng đọc trước khi gửi.
- Số liệu báo cáo: soát lại ít nhất 3 con số với file gốc.
GHI CHÚ
- Tài liệu có AI hỗ trợ ghi "Có sử dụng AI hỗ trợ soạn thảo" theo quy định công ty.
RÀ SOÁT: Thứ Sáu cuối tháng, 30 phút, xem lại skill, tác vụ tự chạy và quyền kết nối.

Bài thực hành · Quy trình có AI của nhóm

Làm trên: Việc xuyên suốt đã đi qua 7 buổi: câu lệnh mẫu, Project, file đầu ra, Skill, kết nối, tác vụ tự chạy.

Đạt khi

• Có sơ đồ quy trình trước và sau, đánh dấu rõ bước người duyệt
• Quy tắc dùng AI một trang, phân loại dữ liệu được và không được đưa lên
• Kế hoạch 30 ngày có chỉ số đo: số giờ, số lỗi, số lần dùng
• Trình bày trong 4 phút và ghi lại góp ý của ban lãnh đạo